Auteur/autrice : Lejeune Damien

Procès verbal du Conseil d’Administration de Vélo-Passion ASBL – 10 Février 2009

Administrateurs présents : Jean-François GODFRIN, René GODFRIND, Guy GUEIBE, Martial POOS et Xavier HODIN.

Administrateur(s) excusé(s) :Erick HOTTON et Jean-Claude LEJEUNE.

Administrateur dispensé : Claude PAUL.

La séance est ouverte à 20h15.

ORDRE DU JOUR :

1. Les membres ont la parole…

Aucun écho, aucun retour d’aucun membre.

Ordre du jour n° 1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

2. Approbation du Procès Verbal du CA tenu le 16 décembre 2008

Le PV, rédigé à l’issue de la précédente réunion du CA, est approuvé à l’unanimité du Conseil.

3. Diner du Club, le dimanche 22 mars

Afin de célébrer la saison écoulée, et de la clôturer officiellement en récompensant les 25 lauréats de la première édition du Challenge Louvigny, le CA convie chacune et chacun à se retrouver au lieu-dit suivant :

L’Enclos des Frênes, Rechimont 2, 6680 Sainte-Ode

Le dimanche 22 mars. Apéritif à partir de 12h00.

Dans la salle pour banquets qui nous a déjà accueillis en 2008, au 1er étage d’une grange entièrement rénovée, vous sera servi un menu ( apéritif + entrée + plat + dessert + café ) pour la somme de 24 euros.

Un menu spécial a également été concocté à l’intention des enfants ( entrée + plat + dessert ) pour la somme de 12 euros.

Hormis l’apéritif, toutes les boissons seront à payer en supplément.

Le comité a procédé à une sélection parmi la carte des menus soumise par notre hôte.

A partir du 20 février, Xavier fera parvenir à chaque membre, par e-mail ou par lettre, une invitation incluant une liste, dans laquelle il/elle aura à faire son choix parmi 2 entrées, 2 plats et 2 desserts.

Chaque personne désireuse de s’inscrire doit communiquer à Xavier le menu qu’elle aura composé (1 entrée et/ou 1 plat et/ou 1 dessert) pour le 10 mars 2009 au plus tard.

Xavier soumettant le bilan final des inscriptions à René pour le 13 mars.

Ordre du jour n°3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

4. 10ème Gilbert Guillaume, le samedi 4 avril

Premier constat, très encourageant :
suite à la mise en place du tableau des postes de travail, en ligne sur le site du Club, seules 3 cases restaient à remplir que pour avoir un organigramme complet dès avant de commencer cette réunion. Trois / quatre coups de fil de notre président, et l’affaire était réglée.

Ceci dit, vu la simplification structurelle qui semble découler de la mise en place de ce tableau « on-line », il est vivement souhaité, de la part de chaque responsable d’un poste de travail, qu’il assure lui-même la recherche du/des «derniers pions» lui faisant encore défaut, et susceptibles de se placer sur l’échiquier final de l’organisation qui se profile.

Et ce, idéalement, avant la réunion du Conseil qui précède la Randonnée Vélo Passion.

Lors du passage en revue de toutes les tâches assumées lors de la Gilbert Guillaume 2008, il est fait remarque que, pour cette année, il faut absolument envisager, dès avant la mise en route du peloton matinal, le choix des capitaines de route, tant sur le 82km que sur le 54km.

L’an dernier, en effet, Guy avait dû bifurquer sur la petite distance pour rapatrier la quinzaine de cyclos, déjà «un peu courts en carburant» au moment de la séparation des deux groupes. Fort heureusement pour lui, il avait pu compter sur l’esprit d’initiative de deux membres de l’Echappée Belle de Cousteumont, qui avaient pris en charge tous les passages de carrefours jusqu’au retour à l’Oasis.

Une réunion supplémentaire est planifiée, le Mardi 31 /03 /2009, en vue de finaliser les derniers préparatifs à la tenue de la 10ème Gilbert Guillaume.

Ordre du jour n° 4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

5. Calendrier des sorties en Avril, Mai et début Juin 2009

Ayant ébauché un planning de sorties pour toute la saison 2009, ceci afin de pouvoir anticiper et offrir plus de créneaux pour l’organisation de randonnées en Jaune-Orange, le CA a soumis, à ses membres possédant une adresse courriel, les dates suivantes, susceptibles d’héberger une « J-O. » :

Le dimanche 5 avril ( lendemain de la Gilbert Guillaume )
Le lundi 13 avril ( Lundi de Pâques. Traditionnellement hôte du Critérium )
Le dimanche 26 avril
Le dimanche 3 mai
Le jeudi 21 mai ( Ascension )
Le dimanche 24 mai
Le dimanche 31 mai

Trois échos a été donnés à ces diverses opportunités de ne pas se déplacer auprès d’un club cyclo, qui ne nous manifeste aucun retour en terme d’inscriptions de ses membres lors d’une de nos 4 organisations.

Merci d’avance à Bernard CLAUSSE, Marie-Josée et Jean-Marie, ainsi qu’à Remy, qui nous feront (re)découvrir la contrée aux environs de Libramont, Remichampagne et Sainte-Ode, respectivement le dimanche 5 avril, le lundi 13 avril et le dimanche 24 mai.

A noter également dans ce planning :
Samedi 23 Mai 2009
Dimanche 24 Mai 2009 = Week-end à la Côte belge.

Détails dans le calendrier et renseignements auprès de René : 061 /25 54 76 ou 0479/ 45 01 92.

Ordre du jour n°5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration

6. Divers abordés à l’occasion du tour de table final

La planification des B.C.C.B. ( Brevet Cyclo-Côteur Belge ) pour l’année 2010 intervenant déjà dans les deux mois à venir, René fait remarquer qu’en 2010, la 5ème Ardenne – Eifel, devrait avoir lieu un dimanche, si l’on respecte la date traditionnelle du 15 Août.

Pour le conseil, il apparaît cependant plus judicieux de proposer, pour 2010 et exceptionnellement, la date du samedi 14 Août pour la tenue de cette organisation.

En effet, compte tenu de la plus longue distance proposée (181km ), il est des cyclos qui se déplaceront, même de loin, pour « en faire leur festin » le samedi, leur motivation pouvant ne pas être la même si on leur offre ce « plat de résistance » le dimanche.

Ordre du jour n°6 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration

La séance est levée à 22 h30.
Pour le Conseil d’Administration : Xavier HODIN

Procès verbal du Conseil d’Administration de Vélo Passion ASBL – 16 Décembre 2009

Vaux-sur-Sûre, le 16 décembre 2008

Administrateurs présents : Jean-François GODFRIN, René GODFRIND, Guy GUEIBE, Erick HOTTON, Jean-Claude LEJEUNE, Martial POOS et Xavier HODIN.

Administrateur(s) excusé(s) : aucun.

Administrateur dispensé : Claude PAUL.

La séance est ouverte à 20h10.

ORDRE DU JOUR :

1. Les membres ont la parole…

R. A. S. Trois lettres, et ce point de l’ordre du jour est refermé… à peine ouvert.

Ordre du jour n° 1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

2. Approbation du Procès Verbal du CA tenu le 14 octobre 2008

Le PV, rédigé à l’issue de la précédente réunion du CA, est approuvé à l’unanimité du Conseil.

3. Approbation du Procès Verbal de l’AG, réunie le 23 novembre 2008

Le PV, rédigé à l’issue de la précédente réunion du CA, est approuvé à l’unanimité du Conseil.

4. Répartition des tâches entre les membres du CA

J-F. GODFRIN : Traçage circuits / Comptes-rendus des sorties du week-
end (incitation à la rédaction par une majorité de membres)

R. GODFRIND : Site internet / Relations sponsors / Contacts FBC /
Comptabilisation des présences aux sorties du club & postes de travail / Gestion challenge

G. GUEIBE : Ravitaillement / Gestion du local Vélo Passion

E. HOTTON : Ravitailleemnt / Calendrier des sorties du week-end / Coupes remises aux organisations Vélo Passion / Lots challenge

J-C. LEJEUNE : Journal du club / Inscriptions aux organisations Vélo Passion

C. PAUL : Comptabilité / Trésorerie

M. POOS : Traçage circuits

X. HODIN : Secrétariat

Ordre du jour n° 4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

5. Calendrier des réunions du CA en 2009

L’agenda retenu tient compte des 4 échéances annuelles que constituent les organisations du Club, ainsi que du fait que le Procès Verbal de chaque réunion doit être disponible pour le Journal à paraître, au début du mois qui suit chaque réunion du CA.

Convocation du CA – Organisations – Journal du club
Mardi 10 /02 /2009 – 10ème Gilbert Guillaume du 04 Avril – Mars et Avril
Mardi 21 /04 /2009 – 12ème Vallonnée du 10 Mai – Mai et Juin
Mardi 16 /06 /2009 – 4ème Ardennes-Eifel du 15 Août – Juillet et Août
Mardi 04 /08 /2009 – 8ème Par Monts et par Vaux du 27 Septembre – Septembre et Octobre
Mardi 10 /11 /2009 – Assemblée Générale du 22 Novembre – XXX
Mardi 15 /12 /2009 – XXX

A noter qu’une réunion supplémentaire est d’ores et déjà planifiée, le Mardi 31 /03 /2009, en vue de finaliser les préparatifs à la tenue de la 10ème Gilbert Guillaume.

Ordre du jour n° 5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

6. Echo à des remarques et suggestions, émises lors de l’AG du 23 novembre 2008

A.Hainaux : souhaitant plus de surface plane, que pour mieux disposer le copieux ravitaillement de Wimbay, point de convergence de plusieurs circuits lors de La Vallonnée.

>> René met deux tables de jardin à disposition.
>> Erick, si disponible ce jour-là, pourra fournir et transporter deux tables de brasseur.

A. Hainaux : souhaitant « du chaud » au ravitaillement des Forges de Mellier, lors des circuits de l’après-midi, à la Gilbert Guillaume.
>> Décision sera prise lors de la réunion supplémentaire du CA, le mardi 31 mars. En fonction des prévisions météo, il sera envisagé la préparation d’une boisson chaude ( cacao ? ).

E. Petit : suggérant au comité, via la planification des sorties en 2009, d’inciter à participer aux organisations des clubs d’Aywaille et de Lierneux.

>> Cela fut déjà fait en partie (Lierneux) lors de la saison 2008, avec La Sébastien Rosseleer (samedi 28 juin).
Ceci dit, avec le retour de l’attribution de points Louvigny aux organisations du samedi sélectionnées dans le calendrier ( voir l’écho qui suit ), les sorties « pré-dominicales » risquent de connaître un regain d’intérêt auprès des membres du Club. Verdict fin 2009…

B.Willième / C.Grégoire : le premier émettant l’hypothèse que l’on pourrait (ré)attribuer des points Louvigny aux randonnées du samedi dans le calendrier. Et le second enchérissant que, afin de garder un certain attrait au Challenge, au cas où un membre du Club roulerait le samedi et le dimanche, les points d’une seule des deux journées lui seraient comptabilisés à l’issue du week-end.

>> Et Xavier, s’inspirant de ces deux remarques, de préparer et de soumettre aux membres du CA, avant la présente réunion, la proposition suivante :
1- points alloués aux randonnées du Samedi, du Dimanche et de Jour Férié ;
2- l’attribution des points obéissant à la nouvelle règle de l’orthodromie, la rando du Samedi et celle du Dimanche pourront être cotées différemment, puisque tenant compte, pour chacune, de la distance à vol d’oiseau entre l’Oasis et la salle des inscriptions ;
3- pas de points pour les sorties d’entrainement ;
4- pas de cumul des points du Samedi et du Dimanche. Le membre qui roule lors des deux journées ne comptabilise au Challenge, à l’issue du week-end, que les points de la rando la mieux bonifiée (en cas de cotation différente). * Exemple en 2009 : 30 Mai, 31 Mai et 1er Juin. Points du Samedi 30 OU points du Dimanche 31. Plus points du Lundi 1er (= Pentecôte ).
5- Exception : il y a cumul des points Samedi + Dimanche, si l’une des deux journées correspond à un Jour Férié. * Exemple en 2009 : 15 et 16 Août. Points du Samedi 15 (= Assomption) + points du Dimanche 16 sont dans ce cas additionnés.

>> Cette proposition faisant l’unanimité au sein du Conseil, c’est donc un Challenge Louvigny « new look » qui verra le jour en 2009.
Vous en trouverez, en en-cart dans ce Journal, le règlement mis à jour, tel que consultable sur le site internet.

Ordre du jour n°6 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

7. Calendrier des sorties en Janvier, Février et Mars 2009

Sur base du calendrier du Haut-Pays et de celui (national) de la F.F.B.C., le conseil est en mesure de proposer un planning des sorties Club pour les trois premiers mois de l’année à venir.

N’omettant pas de mettre en évidence les échéances du Challenge Luxembourgeois, et tenant compte des toutes récentes adaptations apportées au règlement du Challenge Louvigny
(critère d’attribution des points aux randonnées ; bonifications pour les samedi et dimanche).

Ordre du jour n°7 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

8. Bilan des participations des membres à l’occasion des sorties 2008

Le décompte final de l’assiduité de chacune et chacun, aux sorties du samedi et du dimanche, ainsi qu’aux postes de travail à assumer au cours de la saison 2008, laisse apparaître un nombre très restreint de membres ne satisfaisant pas aux critères énoncés en début d’année, et visant à obtenir la gratuité, par tiers, de l’équipement – 210 euros, à raison de 70 euros par an – .

Comme annoncé à la fin du précédent exercice, les « brebis égarées de 2007» ayant eu l’opportunité, en 2008, de faire preuve d’une présence accrue sur les routes, mais n’ayant pas tiré profit de la mansuétude affichée par le CA, se verront prélever 140 euros de leur caution – 70 euros pour 2007 et 70 euros pour 2008 – .

Les personnes concernées en 2008 par ce manque de disponibilité, seront informés par le secrétaire, vis courriel ou lettre le cas échéant.

Ordre du jour n°8 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration..

Pour rappel, les nouveaux critères, pour une saison, et pendant 3 saisons, pour obtenir la gratuité de l’équipement, sont désormais les suivants :

– à l’occasion de nos 4 organisations : un minimum de 2 postes pour la saison ;

– pour les randonnées organisées par un club cyclo extérieur, et reprises dans le calendrier proposé par le CA : un minimum de 8 randonnées par saison ;

– pour les sorties en Jaune-Orange ( en dehors de nos 4 organisations ) : un minimum de 4 sorties chaque année.

9. Divers abordés à l’occasion du tour de table final

1. Dîner du club : Dimanche 22 mars 2009

Suite au franc succès rencontré par cet évènement, à la mi-mars 2008, le conseil décide de renouveler sa confiance au personnel de L’Enclos des Frênes, que pour nous accueillir de nouveau sous les boiseries de la Ferme Gourmande.

Comme décidé lors de la réunion du CA tenue en février 2008, les lauréats de la première édition du Challenge Louvigny seront récompensés à l’occasion de ce rendez-vous.

>> René « se dévoue » pour reprendre contact et confirmer la date indiquée ci-dessus.

Renseignements dans le journal du mois de Mars.

2. Fin de la parution du Journal du Club :

René évoque la redondance qui existe entre le contenu du Journal, et les informations accessibles en ligne via le site du Club.
En effet, une fois retirés de notre parution papier les compte-rendus des sorties dominicales, par ailleurs consultables sur le web, il ne reste à lire, grosso modo, que les procès-verbaux et l’annonce des anniversaires.
Lesquelles rubriques pourraient tout aussi bien faire l’objet de nouveaux points de menu sur notre site.
Rendant ainsi caduque la parution de notre bimestriel.

Aussi le Conseil envisage-t-il de ne plus faire paraître le Journal au-delà de 2009. Ce terme correspondant à la fin du cycle de partenariat actuellement en cours.

L’éventualité de cette disparition explique pourquoi, en page 2 de ce document, pour l’ordre du jour no.5, il n’est pas fait mention d’un Journal au-dela de l’édition Septembre – Octobre 2009…

Affaire à suivre dans… les journaux a venir !

3. Souper du comité : Samedi 24 janvier 2009

Après le retour à l’attribution de points aux sorties du Samedi dans le cadre du Challenge Louvigny, un autre retour en arrière dans l‘histoire du Club est évoqué, par le biais de la réunion « informelle » des membres du comité, accompagnés de leurs épouses, à l’occasion d’un souper annuel.

>> René « se dévoue » à nouveau que pour prendre les contacts, ainsi que pour confirmer la date ci-dessus.

La séance est levée à 22 h 40 .

Pour le Conseil d’Administration : Xavier HODIN