Procès verbal du Conseil d’Administration de Vélo-Passion ASBL
Vaux-sur-Sûre, le 15 mars 2018
Administrateurs présents: René GODFRIND, Guy GUEIBE, Jacques CHARNEUX, Martial POOS, Simon DEMOULIN et Jacques FLASSE
Administrateur(s) excusé(s): Pascal ARCHAMBEAU, Jean-Claude LEJEUNE
Invité(s): Yannick DUFOUR et Eddy VIEUXTEMPS
La séance est ouverte à 19h50
ORDRE DU JOUR:
1. Mot du président
René demande des éclaircissements à Simon concernant son manque d’implication au sein du CA de Vélo-Passion, et notamment concernant son poste de secrétaire. De plus en plus de membres du Club et du CA se posent des questions
Simon confirme les faits et explique que, suite à une promotion sur le plan professionnel, il ne peut plus assurer ce poste. Toutefois, il reste intéressé par un poste au Conseil d’Administration.
Le CA cherche donc un nouveau secrétaire pour terminer l’année en cours (avant les prochaines élections).
Ordre du jour n°1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
2. Préparation de la Gilbert Guillaume et Marc Ronvaux 2018
Les autorisations aux communes ont été envoyées et le memento de l’organisation est
en ordre.
Chaque responsable contactera personnellement les membres qui ont un poste de
travail le 31 mars.
Jacques Flasse propose de donner ses proportions pour la soupe à l’oignon à Françoise.
Ordre du jour n°2 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
3. Distribution des casques Vélo-Passion
Comme convenu lors de la dernière réunion, les casques aux couleurs de Vélo-Passion
seront distribués lors de notre organisation du 31 mars.
Martial enverra un email aux membres du club pour annoncer que la distribution se fera soit lors de l’inscription du matin entre 7h30 et 8h15, ou au retour l’après-midi.
Le prix du casque sera inclus dans le système du virement caution pour le prochain
cycle de 3 ans.
Ordre du jour n°3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
4. Répartition des flyers AEC 2018
Les Flyers commandés ont été reçus. René a déjà réalisé différentes livraisons (Andy Schleck, Flandres, Chantal, …).
Un email a été envoyé également à Jacques Mignon pour lui demander s’il peut en distribuer du côté d’Anvers (vélocistes, randonnées).
Certains membres du CA reprennent le reste des flyers afin de les dispatcher dans divers magasins et vélocistes de la région.
Ordre du jour n°4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
5. Préparatifs administratifs AEC
Le remplissage des bidons d’eau à Esch-sur-Sûre pose problème. En effet, aucun accès extérieur n’est prévu pour remplir les jerrycans. Le seul robinet adossé au local « toilettes » est rouillé et inexploitable.
Une première solution est de prévoir un membre supplémentaire au ravitaillement pendant la période de rush. Ce dernier ne prendrait en charge que cette partie du ravitaillement.
Une autre solution serait d’acheter des bidons plus grands afin de faciliter la fluidité du remplissage d’eau.
Troisième possibilité : contacter Eric Dziechciarek pour voir si, de son côté, il n’aurait pas l’opportunité de trouver des jerrycans de plus grande capacité au boulot.
Enfin, Guy se rendra à Esch pour chercher un éventuel particulier où l’on pourrait remplir plus facilement les bidons.
Les différentes pistes seront débattues lors de la prochaine réunion. Une décision devra être prise.
Ordre du jour n°5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
6. Divers abordés à l’occasion du tour de table final
René :
Puisque Simon décide de ne plus se charger du secrétariat, ce serait bien qu’un membre ayant déjà effectué cette tâche reprenne jusque fin d’année. René propose à Martial de reprendre le poste de secrétaire jusque fin novembre 2018. Demande acceptée.
Le CA a décidé d’acheter un PC neuf pour l’encodage des randonnées. Ceci permettra la mise à jour automatique de la liste des membres FFBC avant chaque randonnée.
Ne faudrait-il pas envisager la suppression de la journée Gilbert Guillaume ? Le Club rencontre, en effet, de plus en plus de difficultés avec l’Audax (communes, sécurité, police, …). On conserverait la journée Marc Ronvaux au lendemain de l’Ardennes-Eifel
Avantages : meilleure météo, utilisation du traçage du circuit vers Libramont de l’AEC. Gain en postes de travail tout en maintenant le don vers la Sclérose en plaque. De plus, beaucoup de néerlandophones cherchent une randonnée le lendemain comme décrassage.
Inconvénients : Location de la salle ? Conflit avec d’autres randonnées ?
René souhaite que les membres du CA y réfléchissent pour la prochaine réunion.
Martial:
Certains membres ne sont pas en ordre, aussi bien concernant les postes de travail que les randonnées en 2017. Il se charge de les contacter afin de les motiver à rattraper le « retard ».
Quid des membres roulant avec un autre équipement ? En effet, lors du Télévie,
certains membres roulaient avec d’autres couleurs que celles du Club. Les sponsors offrent les équipements, veillons à les porter !
Le CA souhaite sensibiliser les membres afin qu’ils portent au minimum une touche « Vélo-Passion » lors des sorties extérieures. Ne fut-ce que le coupe-vent qui est offert tous les trois ans…
Martial indique que le CA met, à disposition des membres, des documents complétés
et signés concernant le remboursement des mutuelles, tous ces document se trouvent au local du Club.
Jacques:
Propose une nouvelle façon de solliciter les membres s’ils ont quelque chose à dire … avec anonymat garanti afin que le nom des personnes ne soit pas divulgué.
Ordre du jour n°6 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
La séance est levée à 21 h 50.
Pour le Conseil d’Administration :
Président: René GODFRIND, 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76
Secrétaire: Simon DEMOULIN, 20 Chevaudos à 6860 Léglise – 063/67.58.51