Procès verbal du Conseil d’Administration de Vélo-Passion ASBL
Vaux-sur-Sûre, le 12 avril 2018
Administrateurs présents: RENE GODFRIND, GUY GUEIBE, MARTIAL POOS, JACQUES FLASSE, JACQUES CHARNEUX, PASCAL ARCHAMBEAU
Membres invités présents : EDDY VIEUXTEMPS
Membres invités excusés : YANNICK DUFOUR, HADRIEN HOTTIAS, ERIC LEYDER, ERIC DZIECHCIAREK
Administrateur excusé : JEAN-CLAUDE LEJEUNE, SIMON DEMOULIN
La séance est ouverte à 19H45, par le président du CA.
ORDRE DU JOUR :
1. Les membres ont la parole
Damien a demandé la parole
\ »Cela fait 2 ou 3 ans que je ne prends plus de plaisir à venir rouler suite à des réactions quant aux équipements, et je ne suis pas le seul… Perso je commence à en avoir marre. Le week-end de la G.G. a été la goutte qui a fait déborder le vase. Je me suis senti agressé. Les conditions climatiques n’étaient pas idéales pour porter l’équipement du Club. Le lendemain, dans le peloton, j’ai entendu des mots me concernant. Si nous dérangeons, il faut nous le dire clairement. Je vise plus mon confort lorsque je vois les conditions climatiques. J’ai été toujours en ordre quant aux postes de travail et de mes sorties. Il ne me reste plus qu’un équipement, j’ai perdu bcp de poids, j’ai donné bcp de mes pièces. Je ne compte pas acheter d’équipements supplémentaires. La météo influe sur mon choix d’équipement au départ. Merci de m’avoir reçu et écouté.\ »
Réponse Du CA:
\ »Merci d’être venu nous tenir au courant. A Vélo-Passion on ne retient personne, chacun est libre de venir et de rester. Tu as un caractère très sanguin, dans notre style à nous, on est plutôt à se piquer un peu gentiment. Tu ne dois pas prendre tout au pied de la lettre. On ne t’attaque pas spécialement. Essaye de faire la part des choses. Cela peut arriver que nous oubliions quelque chose, cela peut arriver que l’on se trompe mais ce n’est jamais fait exprès. Merci d’être venu.\ »
Ordre du jour n° 1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
2. Approbation du Procès Verbal du CA tenu le 15 mars 2018
Le PV rédigé à l’issue du CA est approuvé à l’unanimité.
Ordre du jour n° 2 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
3. Débriefing Gilbert Guillaume et Marc Ronvaux
Les cyclos aiment l’audax, facile à se remettre en route début d’année lorsque l’on n’a pas encore bcp roulé. Ce serait dommage d’arrêter après 19 années de commémoration. Tous les échos étaient positifs. Il faudrait la garder. Les conditions climatiques étaient top également.
Attention que s’il y a plus de 50 personnes, les conditions d’organisation de l’Audax sont bcp plus drastiques. Capitaines de route, brassards, voitures, panneaux, … La sécurisation est beaucoup plus stricte. A la limite, possibilité de scinder le groupe en 2, avec 20 minutes d’écart.
Voir si la main d’œuvre va être suffisante. On recommence un cycle de 3 ans, des membres ne vont-ils pas quitter le club ? Il faut assumer les postes de travail, surtout ceux de l’AEC !!
Le traçage de l’après-midi a posé problème mais surtout sur les grands axes. A revoir si pas tracer le samedi matin si pluie la veille.
L’audax s’est dans l’ensemble très bien passé, le fait de repasser manger à la salle est très bien. On a bien roulé en groupe.
Ordre du jour n° 3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
4. Préparation A.E.C.
Concernant les autorisations au GDL (plus de 1000 passages sur la journée), déjà plusieurs réponses positives revenues. La RW ok aussi. Guy a contacté les ponts et chaussées du GDL, réponse positive.
Guy a également contacté la commune d’Esch-sur-Sûre concernant les toilettes et le parking, réponse positive. Il faut contacter le chef des travaux concernant le positionnement du ravitaillement. Le parking sera en partie fermé par des barrières « nadars » juste pour nous. Le robinet extérieur des toilettes est défectueux, par contre possibilité d’avoir un robinet dans les toilettes dame, comme cela nous aurons de l’eau à volonté.
Publicité : l’Avenir du Luxembourg, pas vu de pub pour la GG. Brochure néerlandais, site, flyers, vers le GDL tout est ok. Inscriptions, préparation salle, accueil, itinéraires & cadeaux, douches, traçage, ramassage des panneaux, photos : tout est ok.
Ravitaillement : Guy recontacte les membres prévus. Guy et Jacques Charneux feront l’appoint poste de travail au cas où. Il recontacte également Jean-Luc Vandewaelle pour les pistolets, le fromage et le jambon.
Jacques Flasse va demander chez Marcassou si possible de changer les 2 jambons en petites saucisses.
Sécurisation des vélos : Simon recontacte les membres prévus. Il se charge de l’achat des bracelets.
Commande boissons : Simon s’est chargé de la commande.
BBQ : Martial achète les saucisses, Guy commande les sauces, René les 60 baguettes.
René demande 25 barrières nadars à la commune. Il reste 600 itinéraires de l’an dernier. Nettoyage de salle prévue par la commune. Bidons orange commandés. Martial se renseigne pour avoir 1 bloc de fromage d’Orval.
Attention, mieux signaler les parkings dans Vaux !!
Ordre du jour n° 4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
5. Compte-rendu rencontre Serge Haag
Cyclo luxembourgeois qui vient rouler lors de l’AEC et qui est en contact avec les frères Schleck. Il avait apprécié notre organisation, tant organisationnel que convivial.
René et Guy sont allés le trouver pour voir si possibilité d’un sponsoring ou de la visite d’un des frères Schleck lors d’une de nos AEC futures. Franck « pourrait » venir rouler dans 2 ou 3 ans chez nous.
On pourrait imaginer une entente entre les deux Clubs, aller rouler chez eux pour une philanthropique au départ d’Esch-sur-Alzette. Et de leur côté, ils viendraient rouler chez nous. Ceci pourrait être bénéfique.
En résumé, notre organisation est superbe, surtout la convivialité. Ils vont faire de la pub pour nous et de notre côté, nous allons essayer d’aller rouler chez eux. Nous vous tiendrons au courant dans les prochains jours.
Ordre du jour n° 5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
6. Location Bar-à-Thym 2019
La gérance a été reprise par la commune. La location se déroule sur le week-end complet, il faudra louer la salle 250 euros quand on tiendra le bar. Lorsque l’on ne le tient pas, le comité de jumelage le tient et on ne paye rien.
Etant donné que nous ne louons jamais le chapiteau, la commune nous donne la salle pour rien un week-end sur la saison.
Au niveau de nos randonnées, la GG et la Vallonnée, nous ne payerons rien. Nous laisserons le comité de jumelage gérer le bar. Pour l’AEC, ce serait notre week-end gratuit.
Ordre du jour n° 6 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
7. Divers abordés à l’occasion du tour de table final
Jacques C.: RAS
Pascal: Sortie du 1er mai – Mons ou Vaux-sur-Chèvremont.
Jacques F.: RAS
Guy: RAS
René: Jean-Claude a reçu un courrier de remerciement concernant le don des inscriptions de la GG et de la MR à la sclérose en plaques.
Martial: RAS
Ordre du jour n° 7 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.
La séance est levée à 22h00.
Pour le Conseil d’Administration : Martial POOS
Président: René GODFRIND, 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76
Secrétaire: Martial POOS, 17 rue de Régival à 6800 Libramont – 061/22.23.57