Auteur/autrice : Lejeune Damien

Procès verbal du Conseil d’Administration de Vélo-Passion ASBL

Vaux-sur-Sûre, le 15 mars 2018

Administrateurs présents: René GODFRIND, Guy GUEIBE, Jacques CHARNEUX, Martial POOS, Simon DEMOULIN et Jacques FLASSE

Administrateur(s) excusé(s): Pascal ARCHAMBEAU, Jean-Claude LEJEUNE

Invité(s): Yannick DUFOUR et Eddy VIEUXTEMPS

La séance est ouverte à 19h50

ORDRE DU JOUR:

1. Mot du président

René demande des éclaircissements à Simon concernant son manque d’implication au sein du CA de Vélo-Passion, et notamment concernant son poste de secrétaire. De plus en plus de membres du Club et du CA se posent des questions

Simon confirme les faits et explique que, suite à une promotion sur le plan professionnel, il ne peut plus assurer ce poste. Toutefois, il reste intéressé par un poste au Conseil d’Administration.

Le CA cherche donc un nouveau secrétaire pour terminer l’année en cours (avant les prochaines élections).

Ordre du jour n°1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

2. Préparation de la Gilbert Guillaume et Marc Ronvaux 2018

Les autorisations aux communes ont été envoyées et le memento de l’organisation est
en ordre.

Chaque responsable contactera personnellement les membres qui ont un poste de
travail le 31 mars.

Jacques Flasse propose de donner ses proportions pour la soupe à l’oignon à Françoise.

Ordre du jour n°2 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

3. Distribution des casques Vélo-Passion

Comme convenu lors de la dernière réunion, les casques aux couleurs de Vélo-Passion
seront distribués lors de notre organisation du 31 mars.

Martial enverra un email aux membres du club pour annoncer que la distribution se fera soit lors de l’inscription du matin entre 7h30 et 8h15, ou au retour l’après-midi.

Le prix du casque sera inclus dans le système du virement caution pour le prochain
cycle de 3 ans.

Ordre du jour n°3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

4. Répartition des flyers AEC 2018

Les Flyers commandés ont été reçus. René a déjà réalisé différentes livraisons (Andy Schleck, Flandres, Chantal, …).

Un email a été envoyé également à Jacques Mignon pour lui demander s’il peut en distribuer du côté d’Anvers (vélocistes, randonnées).

Certains membres du CA reprennent le reste des flyers afin de les dispatcher dans divers magasins et vélocistes de la région.

Ordre du jour n°4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

5. Préparatifs administratifs AEC

Le remplissage des bidons d’eau à Esch-sur-Sûre pose problème. En effet, aucun accès extérieur n’est prévu pour remplir les jerrycans. Le seul robinet adossé au local « toilettes » est rouillé et inexploitable.

Une première solution est de prévoir un membre supplémentaire au ravitaillement pendant la période de rush. Ce dernier ne prendrait en charge que cette partie du ravitaillement.

Une autre solution serait d’acheter des bidons plus grands afin de faciliter la fluidité du remplissage d’eau.

Troisième possibilité : contacter Eric Dziechciarek pour voir si, de son côté, il n’aurait pas l’opportunité de trouver des jerrycans de plus grande capacité au boulot.

Enfin, Guy se rendra à Esch pour chercher un éventuel particulier où l’on pourrait remplir plus facilement les bidons.

Les différentes pistes seront débattues lors de la prochaine réunion. Une décision devra être prise.

Ordre du jour n°5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

6. Divers abordés à l’occasion du tour de table final

René :

Puisque Simon décide de ne plus se charger du secrétariat, ce serait bien qu’un membre ayant déjà effectué cette tâche reprenne jusque fin d’année. René propose à Martial de reprendre le poste de secrétaire jusque fin novembre 2018. Demande acceptée.

Le CA a décidé d’acheter un PC neuf pour l’encodage des randonnées. Ceci permettra la mise à jour automatique de la liste des membres FFBC avant chaque randonnée.

Ne faudrait-il pas envisager la suppression de la journée Gilbert Guillaume ? Le Club rencontre, en effet, de plus en plus de difficultés avec l’Audax (communes, sécurité, police, …). On conserverait la journée Marc Ronvaux au lendemain de l’Ardennes-Eifel

Avantages : meilleure météo, utilisation du traçage du circuit vers Libramont de l’AEC. Gain en postes de travail tout en maintenant le don vers la Sclérose en plaque. De plus, beaucoup de néerlandophones cherchent une randonnée le lendemain comme décrassage.

Inconvénients : Location de la salle ? Conflit avec d’autres randonnées ?

René souhaite que les membres du CA y réfléchissent pour la prochaine réunion.

Martial:

Certains membres ne sont pas en ordre, aussi bien concernant les postes de travail que les randonnées en 2017. Il se charge de les contacter afin de les motiver à rattraper le « retard ».

Quid des membres roulant avec un autre équipement ? En effet, lors du Télévie,
certains membres roulaient avec d’autres couleurs que celles du Club. Les sponsors offrent les équipements, veillons à les porter !

Le CA souhaite sensibiliser les membres afin qu’ils portent au minimum une touche « Vélo-Passion » lors des sorties extérieures. Ne fut-ce que le coupe-vent qui est offert tous les trois ans…

Martial indique que le CA met, à disposition des membres, des documents complétés
et signés concernant le remboursement des mutuelles, tous ces document se trouvent au local du Club.

Jacques:

Propose une nouvelle façon de solliciter les membres s’ils ont quelque chose à dire … avec anonymat garanti afin que le nom des personnes ne soit pas divulgué.

Ordre du jour n°6 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

La séance est levée à 21 h 50.

Pour le Conseil d’Administration :

Président: René GODFRIND, 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76
Secrétaire: Simon DEMOULIN, 20 Chevaudos à 6860 Léglise – 063/67.58.51

Procès verbal du Conseil d’Administration de Vélo-Passion ASBL

Vaux-sur-Sûre, le 08 février 2018

Administrateurs présents: René GODFRIND, Guy GUEIBE, Jacques CHARNEUX, Martial POOS, Pascal ARCHAMBEAU et Jacques FLASSE

Administrateur(s) excusé(s): Simon DEMOULIN, Jean-Claude LEJEUNE

Invité(es) :Monique NAHON, Hadrien HOTTIAS et Eddy VIEUXTEMPS

La séance est ouverte à 20h00

ORDRE DU JOUR:

1. Approbation du Procès-Verbal de l’A.G.

R.A.S

Ordre du jour n°1 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

2. Les membres ont la parole

Monique Nahon: Serait-il possible d’investir dans une machine à café (Nespresso ou Senseo ou autre) pour le local ? Et une bouilloire pour le thé ?

Réponse du Comité: Oui, Martial se charge de l’achat.

Ordre du jour n°2 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

3. Les membres en ordre en 2017

Réexpliquer aux membres qu’il faut prévenir Pascal si on roule à l’extérieur au lieu d’une Jaune-Orange. Le but des JO étant tout de même de se voir et boire un bon verre ensemble au local. La plupart des membres sont en ordre.

Un mail sera envoyé aux quelques membres qui ne sont pas trop en ordre (Harold, Didier, Eric, Roland, Philippe).

Ordre du jour n°3 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

4. Les postes de travail en 2018

La plupart des postes sont occupés. Le tableau est presque complet. Cela simplifie fortement de ne plus faire circuler la feuille durant l’AG.

 A.E.C.: Manque 1 personne pour ravito Marnach en voiture ; manque 1 voiture pour panneau ; manque 2 personnes pour bar.

 Vallonnée: 2 personnes pour Wimbay, 1 personne pour traçage circuit.

Ordre du jour n°4 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

5. Publicité de l\’A.E.C. 2018

Possibilité de distribuer 3000 flyers au GDL (ASport, Schleck, magasin de vélo à Redange, Esch, Bertrange, …) ? Cela couterait environ 50 euros. Monique demandera à son beau-fils s’il est possible de faire une pub sur RTL.
René se charge des photocopies, Pascal et Hadrien distribuent.

René et Hadrien iront voir Andy Schleck pour éventuellement l’avoir sur notre randonnée.

Ordre du jour n°5 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

6. Sponsors A.E.C. 2018

René fait le tour des postes (dépenses-achats). Ce serait bien de retrouver les mêmes sponsors.

L’idéal serait de commencer à l’équilibre.

Chacun va essayer de trouver l’un ou l’autre petit (ou grand) sponsor financier.

Ordre du jour n°6 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

7. Sponsors maillots 2019-2021

Nouveaux équipements fin de cette année civile, les prix n’ont guère évolués. René compte environ 15% d’augmentation maximum.

Le Club aurait besoin d’un sponsoring conséquent afin « d’offrir » les différentes pièces.

Jacques FLASSE va essayer de trouver un ou deux sponsors supplémentaires pour pallier aux défections éventuelles.

Il va également se renseigner pour un concepteur d’équipement différent. Pour lui, la peau des cuissards n’est pas idéale pour les longues distances.

René fait remarquer que c’est laborieux, il faut prévoir les maquettes, reprendre des nouveaux contacts, …

Pascal : on peut toujours faire remarquer les petits soucis rencontrés (coutures, effilochage, …) chez Doltcini. Et pourquoi ne pas demander un petit rabiot.

René demande à Jacques FLASSE de lui amener un cuissard recousu pour prendre une photo.

Ordre du jour n°7 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

8. Calendrier des dates de réunion 2018

Jeudi 15 mars: préparation G.G.
Jeudi 12 avril: préparation A.E.C.
Jeudi 19 juillet: préparation Vallonnée
Jeudi 8 novembre: préparation A.G.
Dimanche 25 novembre: A.G.

Ordre du jour n°8 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

9. Calendrier des dates de sorties des trois premiers mois de 2018

Guère de changements par rapport à l’an dernier. Première sortie extérieure le 25/2 à Termes. Viendront ensuite Grandcourt, une JO, Neufchâteau (Télévie), José Cambrai, …

Par la suite, le CA proposera un calendrier en fonction des sorties F.F.B.C., en ajoutant de temps à autres des J.O. au départ du Local ou de chez Rose.

Ordre du jour n°9 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

10. Divers abordés à l’occasion du tour de table final

Martial:

1 – Il faudrait anticiper les demandes de « remboursement mutuelle » en mettant à la disposition des membres des formulaires signés et complétés lors de l’A.G. de fin d’année. Et en garder dans le local pour les membres absents lors de l’A.G.

2 – Il est nécessaire de redéfinir les rôles précis au sein du CA.

3 – Il va commander trois nappes colorées (jaune et orange) pour les mange-debout.

Pascal:

1 – Le nombre des randonnées prioritaires ne changent pas beaucoup par rapport à l’an dernier. La José Cambrai et Bizory sont ajoutées. Natoye et Lierneux disparaissent.

2 – Comment et quand annoncer la remise des sorties en fonction du temps ?

René: le plus simple est de ne pas annuler, chacun roule s’il le désire.
Pascal: cela pose-t-il problème en cas d’accident ?
René: non, il ne s’agit pas d’épreuve chronométrée.

Jacques CHARNEUX: RAS

Guy: RAS

Jacques FLASSE:

1 – Concernant le triptyque des abbayes, serait-il possible de le tracer à l’aide d’un programme informatique afin de voir ce que cela donne au point de vue dénivelé et kilométrage.

2 – N’envisagerait-on pas quelques entraînements sur piste à Rochefort?

René: Les conditions ne sont plus les mêmes, plus de douche, de vestiaire.
Jacques: Cela apprend à rouler, à prendre les roues, …
Hadrien: idéalement, il faudrait débuter cela début d’année prochaine.
René: difficile d’anticiper le calendrier.
Pascal: il faut que les gens intéressés se manifestent et s’arrangent entre eux pour y aller.
René: on y est allé il y a une dizaine d’années, cela a duré quelques années puis plus personne n’y est allé. Du fait du manque des installations. Je m’y suis bien plus mais c’est très monotone.
Eddy: cela m’intéresserait d’y aller, juste pour voir ce que cela donne.
Pascal: il faudrait envoyer un mail aux membres pour savoir qui serait intéressé.
Jacques: on pourrait aller essayer un jour un samedi.
Martial: enverra un mail pour savoir qui est intéressé.

René:

1 – Audax G.G. 2019 – les demandes pour traverser les communes changent et se complexifient!

Chaque commune essaye de se couvrir en mettant tout sur le dos des organisateurs. Cela devient compliqué et les audax deviendront difficiles à gérer en cas de problème.

Les discussions iraient vers une suppression l’audax de la G.G. en la plaçant en allure libre sur le même circuit de la Marc Ronvaux l’après-midi.

2 – Licences en retard? – Il n’en reste que 4, un troisième rappel sera envoyé bientôt …

3 – Recommande d’équipements – En cas d’accident, lorsque le Club n’est en rien responsable, il est décidé qu’aucun équipement n’est ni échangé, ni remboursé. Quelle que soit la gravité de l’accident. Une solidarité éventuelle peut se mettre en place entre membres pour donner l’un ou l’autre équipement.

4 – Pourquoi ne pas regarder quelques matchs pour la coupe du monde 2018 au local ? Cela permettrait de se retrouver autour d’un bon verre.

5 – Ne pas oublier de se rendre à la commune d’Esch-sur-Sûre pour avoir accès à l’eau et faire une demande aux communes traversées. Guy a les adresses.

L’A.E.C. devient une organisation de plus en plus importante, il faut en tenir compte.

Il faut rédiger un dossier et le transmettre à Wiltz. René, Pascal et Guy s’occupent de ce point.

6 – Ne ferait-on pas l’acquisition d’un PC pour le Club ? René prête le sien depuis de nombreuses années. René demande à Damien. Les membres du CA approuvent.

Ordre du jour n°10 approuvé à l’unanimité par le Conseil d’Administration.

La séance est levée à 22h45

Pour le Conseil d’Administration

Président: René GODFRIND, 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76
Secrétaire: Martial POOS, 17 rue de Régival à 6800 Libramont – 061/22.23.57

Procès-verbal de l’Assemblée Générale de Vélo-Passion ASBL
Vaux-sur-Sûre, le 26 Novembre 2017

Membres présents : ARCHAMBEAU Pascal, GUEIBE Guy, WILLIEME Bernard, HOTTIAS Hadrien, CLAUSSE Bernard, GODFRIND René, ROSIERE Dany, LEYDER Jean-Claude, DEMOULIN Simon, POOS Martial, LEYDER Eric, MASSUT Françoise, LECLERC Florence, CELMS Harold, VIEUXTEMPS Eddy, NAHON Monique, FLASSE Jacques, DUFOUR Yannick, DZIECHIAREK Eric

Membres excusés: Les autres.

La séance est ouverte à 10h10

ORDRE DU JOUR – Présentation de l’organisation de l’A.G. par le président

1. Mot d’accueil du Président (GODFRIND René)

Une minute de silence est respectée pour les membres du Club décédés.

2. Sensibilisation au futur du club (GODFRIND René)

René parle et essaye de sensibiliser les membres quant au futur du club.

Le comité devient de plus en plus vieillissant et il serait intéressant que des personnes y réfléchissent…

Ceci n’est pas une alerte urgente, l’année prochaine aura lieu les élections et l’ensemble des membres du C.A. aimerait voir l’une ou l’autre personne supplémentaire qui viendrait les rejoindre afin de venir voir comment le club fonctionne.

Il est temps à penser à la continuité du club…

Ce sujet sera rediscuté lors de la prochaine Assemblée Générale en 2018 et l’élection du nouveau C.A.

Texte intégral – Cette année, on a voulu s\’éloigner de l\’ordre du jour habituel, rigoureux et répétitif, pour insister aujourd\’hui sur l\’avenir du club… Ceci peut paraître un peu surprenant dans la mesure où depuis des années, tout baigne et tout fonctionne pour le mieux….

On a régulièrement fait appel à de nouveaux administrateurs ces dernières années et jamais de réponse positive – Normal puisque tout baigne: les équipements, nos organisations, l\’ambiance générale, le renouvellement des cadres et des membres… Pourquoi s\’impliquer dans le club? Que pouvoir apporter de nouveau?

Mais force est de constater que notre C.A. devient quand même un peu vieillissant… Moi-même bientôt 62 ans, Jacques, Guy, Pascal, Jacques bis, Jean-Claude presque du même âge ou plus âgés… Heureusement, on a 2 jeunots dans le C.A. avec Simon et Martial.

Mais il est peut-être temps de penser à renouveler le C.A. dans les années à venir…

En 2018, il y aura de nouvelles élections pour un nouveau mandat de 3 ans au sein de notre asbl… Je pense repartir pour ce mandat avec les administrateurs actuels qui le souhaiteront, mais on aimerait voir dans ce prochain mandat 2 ou 3 plus jeunes qui nous rejoindraient pour préparer la relève…

En 2021, j\’aurai alors 65 ans, et avec mes projets actuels dans le Vercors qui vont me prendre pas mal de temps, il est fort probable que je n\’aille pas plus loin que 2021…

Mais cette passation qui semble inéluctable doit se préparer déjà maintenant, afin d\’assurer une parfaite continuité dans la vie du club…

C\’est pourquoi, lors des prochaines élections de 2018, nous souhaiterions qu\’un vice-président soit élu parmi des jeunes pour prendre le relais pour le mandat suivant…

Ainsi, nous ne serons pas dans la précipitation, dans l\’incertitude ou tout simplement devant le fait accompli… un président qui s\’en irait sans crier gare, du jour au lendemain, cela serait certainement néfaste pour l\’avenir du club…

Qu\’est-ce que cela implique comme prestations?

Martial a parfaitement résumé notre club lors du dernier C.A.: le club fonctionne à merveille, nos organisations sont parfaitement huilées, l\’implication des membres est exceptionnelle, bref, il n\’y aura rien à changer mais simplement assurer une certaine continuité…

Il y a 5 ou 6 réunions par an, pas plus… Chacun a la parole quand il le souhaite, et toutes les décisions sont prises de commun accord… et finalement, c\’est devenu une certaine routine, avec toujours comme mots d\’ordre \ »Simplicité\ » et \ »anticipation\ »…

Anticipation, comme les postes de travail pour 2018 qui sont déjà presque tous assurés… C\’est loin d\’être aussi facile dans bien d\’autres clubs…

Alors, aux plus jeunes, on vous demande de réfléchir, de penser à l\’avenir et à la continuité du club, cela passe par un peu d\’implication dans une structure qui fonctionne déjà on ne peut mieux…

Nous espérons avoir des candidatures au cours de la saison 2018…

3. Préparation de l’année 2018

René parle des postes de travail 2018 qui sont déjà presques tous complets.

René propose également le voyage en montagne en juillet 2018. Il enverra un mail aux membres du club avec tous les détails.

4. Etat des lieux des finances du Club (POOS Martial)

Martial tient à la disposition de tous les membres du Club le livre des comptes.

Il fait remarquer à l’ensemble des membres qu’au 26/11/2017, l’A.S.B.L. affiche toujours un boni.

Le poste « recettes » est alimenté par les bénéfices générés par nos 3 premières organisations, le sponsoring, etc…

Quant aux dépenses, elles émargent principalement de notre sponsoring au Télévie, ainsi que les chèques challenge Louvigny.

René complète en remerciant les membres pour leurs postes de travail sans lesquels, la caisse ne se porterait pas aussi bien que maintenant.

5. Remise des prix du challenge Louvigny

Pascal ARCHAMBEAU et Martial POOS distribuent les 25 enveloppes aux membres les plus réguliers

6. Tour de table

Nicolas GRANDJEAN: aimerait remercier le club pour sa présence aux \ »Cœurs de la Solidarité\ » le 15 octobre dernier. 1750 € ont pu être versés au profit du Télévie, c’est 600 € de plus que l’année précédente et c’est en grande partie grâce au club. MERCI.

Simon DEMOULIN : Propose un périple de 4 jours pour aller aux voies de la liberté.

Réponse : Il faut envoyer un mail aux membres pour connaître les intéressés.

Harold CELMS : serait-il possible d’avoir une rubrique spécifique pour les membres sur le site afin d’avoir les dernières actualités envoyées par mail ? Car il reçoit trop de mail et a peur de louper des informations importantes par rapport au club.

7. Verre de l’amitié.

Le club offre un verre aux membres présents.

Pour le Conseil d’Administration : Simon DEMOULIN

Président: René GODFRIND, 8 rue du Moulin à 6640 Vaux-sur-Sûre – 061/25.54.76
Secrétaire: Simon DEMOULIN, 20 Chevaudos à 6800 Libramont – 063/67.58.51